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FAQ - Foire Aux Questions

 

1. Questions générales

1.1. Pourquoi faire appel au Fonds 4S ?

1.2. Quel soutien le Fonds peut-il nous apporter ?

1.3. Quel subside pouvons-nous espérer obtenir ?

1.4. Qui peut bénéficier du Fonds 4S ?

2. BMA - Budget Maximum Autorisé

2.1. Qu'est-ce que le BMA ?

2.2. Qu'est-ce qui est comptabilisé dans le BMA ?

2.3. Comment est calculé le BMA ?

2.4. Comment connaitre le BMA de mon asbl ?

2.5. Comment savoir où nous en sommes dans la consommation de notre BMA ?

2.6. Mon projet est annulé, est-ce que notre BMA est adapté ?

2.7. L'équipe a changé, le BMA est-il adapté ?

2.8. Je suis une structure anciennement financée par le FESC : les montants octroyés dans le cadre du projet QUALIFESC seront-ils comptabilisés dans le BMA de mon asbl ?

3. Le financement du Fonds 4S

3.1. Qu'est-ce qui peut être financé ? Quels sont les frais qui peuvent être pris en charge ?

3.2. Qui peut bénéficier d'un soutien du Fonds ?

3.3. Comment bénéficier d'un financement ?

3.4. Comment le Fonds sélectionne-t-il les projets qu'il soutient ?

3.5. Comment s'y retrouver dans les différentes formes de financement proposées par le Fonds ?

3.6. Une même organisation ou une même personne peuvent-ils bénéficier de plusieurs actions de financement ?

3.7. Puis-je suivre une formation à l'étranger ?

3.8. Puis-je suivre une formation en ligne ?

3.9. Nous n'avons pas de politique concertée de formation ; pouvons-nous bénéficier d'une intervention du Fonds ?

4. Les actions du Fonds 4S

4.1. Qu'est-ce qu'une action CLE SUR PORTE ? Une action SUR MESURE ? Un Catalogue conventionné ?

4.2. Comment bénéficier d'un soutien financier ?

4.3. Je ne trouve pas la formation qui m'intéresse dans vos catalogues conventionnés. Que faire ?

4.4. Quels sont les critères d'intervention du Fonds pour les différentes actions ?

4.5. Quelle est la différence entre un projet CLE SUR PORTE et un projet SUR MESURE ?

4.6. J'ai un projet qui se trouve entre un projet CLE SUR PORTE et un projet SUR MESURE. Que faire ?

4.7. Qui peut bénéficier d'un soutien du Fonds 4S ?

4.8. Pouvons-nous bénéficier de plusieurs financements de la part du Fonds 4S ?

4.9. Quand introduire une demande de financement ?

4.10. Nous n'avons pas en notre possession tous les documents nécessaires pour introduire une demande. Que faire ?

4.11. Comment faire parvenir nos demandes de financement au Fonds 4S ?

5. Formateur / Accompagnateur / Superviseur

5.1. Puis-je choisir l'organisme de formation librement ? Le formateur peut-il être indépendant ?

5.2. Le Fonds peut-il me conseiller dans le choix du formateur / d'une formation ? Existe-t-il une liste de formateurs / accompagnateurs / superviseurs agréés par le Fonds ?

6. Suivi de ma demande de financement

6.1. Quand et comment la décision du Fonds sera-t-elle communiquée ?

6.2. Est-il possible d'annuler un projet ou une inscription à une formation ?

6.3. Je ne suis pas d'accord avec la décision du Fonds. Puis-je introduire un recours ?

6.4. Notre projet est accepté. Pouvons-nous bénéficier du paiement d'une avance ?

6.5. Pouvons-nous modifier le projet après l'accord du Fonds ? (changement des participants, de l'opérateur de formation, des dates...)

7. Clôture de notre demande de financement

7.1. Comment et quand clôturer ma demande de subside ? Quels sont les documents à introduire au Fonds ?

7.2. Existe-t-il un modèle de rapport d'évaluation et de déclaration de créance ?

7.3. Nous n'avons pas fini le projet / nous n'avons pas toutes les pièces justificatives dans les délais impartis. Que faire ?

7.4. Nous avons introduit toutes les pièces justificatives. Quand le paiement aura-t-il lieu ?

7.5. Nous avons introduit toutes les pièces justificatives mais le paiement n'a pas encore eu lieu. Que faire ?

8. Politique concertée de formation

8.1. Qu'est-ce qu'une politique concertée de formation ?

8.2. Nous n'avons pas encore de politique concertée de formation. Pouvons-nous quand même bénéficier d'une intervention du Fonds 4S ?

8.3. Quelles sont les sanctions si nous n'avons pas de politique concertée de formation ?

9. Le Fonds 4S

9.1. Qu'est-ce que le Fonds 4S ?

9.2. D'où proviennent les moyens du Fonds 4S ?

9.3. Qui peut bénéficier d'une intervention du Fonds 4S ?

10. Competentia

10.1. Qu'est-ce que Competentia ? Quels sont les services proposés par Competentia ?

10.2. Comment bénéficier des services de Competentia ?

10.3. Qui peut bénéficier des services de Competentia ?

11. Divers

11.1. Comment connaitre la Commission paritaire dont je relève ?

11.2. Comment obtenir les documents pour la prime syndicale ?

11.3. Comment bénéficier d'une autre source de financement ?

11.4. APEF / Fonds 4S... Qui est qui ?




1. Questions générales

1.1. Pourquoi faire appel au Fonds 4S ?

Pour bénéficier d'un financement pour les formations que vous souhaitez organiser pour vous ou le personnel de votre organisation.

Oui mais... pourquoi se former ?
Se former permet :
  • D'augmenter les compétences des travailleurs, des équipes et de l'institution pour mettre en oeuvre le projet associatif ;
  • D'augmenter le bien-être au travail et rendre un meilleur service aux bénéficiaires ;
  • D'accompagner le changement (se donner de nouvelles représentations de son travail, élargir sa vision) et de se mobiliser pour contribuer à l'évolution professionnelle des travailleurs ;
  • De répondre aux obligations légales en termes de formation des travailleurs.
Vous trouverez plus d'informations à ce propos sur Competentia.be.

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1.2. Quel soutien le Fonds peut-il nous apporter ?

Le Fonds 4S peut financer vos projets de formations :
  • Quelle qu'en soit la thématique ;
  • Individuelles ou collectives ;
  • Organisées et proposées par l'opérateur de formation de votre choix ;
  • Organisées dans vos locaux ou chez l'opérateur de formation ;
  • Longues, en horaire décalé, courte, organisées en week-end, se déroulant à l'étranger...
>>> Pour tout ces cas de figures, l'action CLE SUR PORTE est pour vous !

Le Fonds 4S finance également vos projets de formation et d'accompagnement d'équipe construits par l'opérateur de votre choix, pour répondre à vos besoins spécifiques.
>>> Dans ce cas de figure, l'action SUR MESURE est pour vous.

De plus, le Fonds 4S met à votre disposition des catalogues de formation (les Catalogues conventionnés) et vous permet de vous y inscrire sans frais d'inscription.

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1.3. Quel subside pouvons-nous espérer obtenir ?

Le Fonds 4S vous permet de bénéficier d'un Budget Maximum Autorisé (BMA) entre 7.500 € et 14.700 € (en fonction du nombre d'ETP) pour une période de 3 ans (du 01/01/2017 au 31/12/2019). Tous les financements octroyés par le Fonds (toutes actions confondues) sont comptabilisés dans votre BMA. Le plafond de 3 ans vous offre une grande flexibilité, et vous pouvez utilisez un maximum de 2/3 de votre budget sur une même anné.

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1.4. Qui peut bénéficier du Fonds 4S ?

Tous les travailleurs issus de la Commission paritaire (CP) 329.02 ou 329.03. Dans le cas de projets SUR MESURE et sous certaines conditions, les administrateurs et bénévoles peuvent également être soutenus, pour autant que leur participation n'a aucun impact sur le coût du projet (1 travailleur salarié minimum).

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2. BMA - Budget Maximum Autorisé

2.1. Qu'est-ce que le BMA ?

Le BMA est le Budget Maximum Autorisé par asbl pour une période de 3 ans (2017 à 2019). Il n'y a aucune obligation d'en utiliser l'entièreté. Le BMA reste fixe pendant les 3 années concernées ; il ne pourra pas être modifié en cours de triennat (à l'exception d'une fusion entre asbl, par exemple).

Vous pouvez utiliser maximum 2/3 de votre BMA trisannuel sur une même anné, toutes actions confondues.

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2.2. Qu'est-ce qui est comptabilisé dans le BMA ?

Tous les montants accordés par le Fonds 4S pour les projets CLE SUR PORTE et SUR MESURE. Les inscriptions au catalogue Formapef sont également comptabilisées (à hauteur de 80 € / jour / participant), ainsi que les inscriptions aux autres catalogues conventionnés (Cepegra, CDC Tourisme et Secteurs Verts - à hauteur de 98 € / jour / participant).

En cas d'annulation d'une inscription à une formation d'un catalogue conventionné (Formapef, Cepegra, CDC Tourisme, Secteurs Verts) :
  • Si l'annulation vient de vous : le montant lié reste comptabilisé dans le BMA de votre asbl, quel que soit le motif de l'annulation ;
  • Si l'annulation vient de l'opérateur de formation : l'inscription n'est pas comptabilisée dans le BMA.

En cas d'annulation ou de sous-consommation d'un projet CLE SUR PORTE ou SUR MESURE, les montants non utilisés ne sont pas comptabilisés dans votre BMA.

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2.3. Comment est calculé le BMA ?

Le BMA de votre asbl est calculé sur base du nombre moyen d'ETP (équivalents temps plein) en 2015. Le Fonds se base sur les données officielles transmises par l'ONSS. Le BMA est fixe pendant les 3 années du plan d'action, de 2017 à 2019 (à l'exception d'une fusion entre asbl, par exemple).

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2.4. Comment connaitre le BMA de mon asbl ?

Le Fonds 4S vous a transmis en mars 2017 un courrier postal vous informant de votre BMA. Il est également possible d'en prendre connaissance en prenant contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83). Vous pouvez également le vérifier sur base du tableau suivant :


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2.5. Comment savoir où nous en sommes dans la consommation de notre BMA ?

Pour le moment, en prenant contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83).

Une fois par an, la cellule vous fera parvenir un décompte annuel.

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2.6. Mon projet est annulé, est-ce que notre BMA est adapté ?

En cas d'annulation d'une inscription à une formation d'un catalogue conventionné (Formapef, Cepegra, CDC Tourisme, Secteurs Verts) :
  • Si l'annulation vient de vous : le montant lié reste comptabilisé dans le BMA de votre asbl, quel que soit le motif de l'annulation ;
  • Si l'annulation vient de l'opérateur de formation : l'inscription n'est pas comptabilisée dans le BMA.

En cas d'annulation ou de sous-consommation d'un projet CLE SUR PORTE ou SUR MESURE, les montants non consommés ne sont pas comptabilisés dans votre BMA.

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2.7. L'équipe a changé, le BMA est-il adapté ?

Le BMA est fixe pendant les 3 années du plan d'action, de 2017 à 2019 (à l'exception d'une fusion entre asbl par exemple). Si vous avez eu une augmentation significative du nombre d'ETP, nous vous invitons à prendre contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83). Un recours pourra être présenté au Comité de gestion du Fonds.

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2.8. Je suis une structure anciennement financée par le FESC : les montants octroyés dans le cadre du projet QUALIFESC seront-ils comptabilisés dans le BMA de mon asbl ?

Aucun financement octroyé par Qualifesc (www.qualifesc.be) ne sera comptabilisé dans votre BMA. Seuls les financements directement octroyés par le Fonds 4S sont comptabilisés dans votre BMA.

Pour découvrir les soutiens financiers possibles via le projet Qualifesc, rendez-vous sur Qualifesc.be.

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3. Le financement du Fonds 4S

3.1. Qu'est-ce qui peut être financé ? Quels sont les frais qui peuvent être pris en charge ?

Le Fonds 4S peut prendre en charge les frais d'inscription à des formations, de prestations d'un formateur, de prestations d'un prestataire pour la réalisation d'un accompagnement ou d'une supervision d'équipe.

Le Fonds 4S ne prend pas en charge :
  • les frais de déplacement des participants et/ou de l'intervenant ;
  • les frais de préparation ;
  • l'achat de matériel pédagogique (syllabus, livre, licence de logiciel...) ;
  • les frais logistiques (location de salles, catering...) ;
  • les coachings individuels ;
  • l'inscription à des séminaires, colloques, conférences, journées d'étude, workshops, séances d'information...) ;
  • les audits (analyse réalisée par un expert extérieur à votre organisation et portant sur la situation financière ou le fonctionnement de votre institution, par exemple) ;
  • les missions de consultance et/ou de sous-traitance pour le développement d'outils (création d'un site internet, d'outils de gestion...).

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3.2. Qui peut bénéficier d'un soutien du Fonds ?

Tous les travailleurs issus de la Commission paritaire (CP) 329.02 ou 329.03. Dans le cas de projets SUR MESURE et sous certaines conditions, les administrateurs et bénévoles peuvent également être soutenus, pour autant que leur participation n'a aucun impact sur le coût du projet (1 travailleur salarié minimum).

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3.3. Comment bénéficier d'un financement ?

Il vous suffit soit :
  • de vous inscrire directement auprès d'un catalogue conventionné ; le Fonds financera directement l'organisme de formation ;
  • d'introduire une demande de remboursement dans le cas d'une formation CLE SUR PORTE (au plus tard 60 jours après la fin de la formation) ;
  • d'introduire une demande d'intervention dans le cas d'un projet SUR MESURE (au plus tard 1 jour avant le début de votre projet).

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3.4. Comment le Fonds sélectionne-t-il les projets qu'il soutient ?

L'équipe administrative du Fonds 4S juge de la recevabilité administrative des candidatures. Les demandes sont ensuite présentées au Comité de gestion du Fonds.

Le Fonds vérifie ainsi la recevabilité administrative du dossier introduit et la cohérence générale du projet proposé. Le choix de l'organisme de formation et de la méthode de travail est laissé à l'appréciation de votre organisation ; le Fonds 4S considère en effet que vous êtes seuls compétents pour juger de ces éléments. Sur base de ces éléments, et dans les limites des disponibilités financières du Fonds et du BMA de l'institution, le Fonds applique les plafonds d'intervention prévus pour chaque action.

Au plus tard deux mois suivant la réception de votre demande, le Fonds 4S vous informe de sa décision. En cas de refus, la décision est justifiée et la cellule administrative reste à votre disposition pour des informations complémentaires.

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3.5. Comment s'y retrouver dans les différentes formes de financement proposées par le Fonds ?

  • Les catalogues conventionnés : le travailleur trouve une formation qui lui convient dans l'un des catalogues conventionnés (Formapef, Cepegra, CDC Tourisme ou Secteurs Verts) et il s'y inscrit.

  • L'action CLE SUR PORTE : vous trouvez une formation qui vous convient, proposée par un opérateur de votre choix. Vous pouvez bénéficier d'un financement via l'action CLE SUR PORTE. Il peut s'agir d'une formation individuelle, collective, organisée chez l'opérateur ou sur site (en vos locaux, par exemple). Cette action concerne des formations prêtes à l'emploi, c'est-à-dire des formations qui n'ont pas été construites ou adaptées spécifiquement pour vos besoins.

  • L'action SUR MESURE : vous rencontrez des besoins spécifiques et vous ne trouvez pas de formation "prêtes à l'emploi" répondant à vos attentes ? Le Fonds peut financer une formation collective, un accompagnement / supervision / intervision d'équipe construit par l'opérateur de votre choix pour répondre à vos besoins spécifiques. Il peut également s'agir d'une formation proposée de manière régulière par l'opérateur de votre choix, mais qui nécessite des adaptations conséquentes (contenu, nombre de jours...) pour répondre pleinement à vos besoins spécifiques.

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3.6. Une même organisation ou une même personne peuvent-ils bénéficier de plusieurs actions de financement ?

Oui, dans les limites des disponibilités financières du Fonds 4S et du Budget Maximum Autorisé (BMA) de l'organisation.

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3.7. Puis-je suivre une formation à l'étranger ?

Oui. Toutefois, le Fonds prend uniquement en charge les frais d'inscription. Tous les autres frais (déplacement, logement...) ne sont pas pris en charge par le Fonds.

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3.8. Puis-je suivre une formation en ligne ?

Le Fonds finance des formations en ligne pour autant qu'il y ait un minimum de présentiel de prévu. Si la formation est prévue uniquement à distance, le Fonds n'intervient pas.

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3.9. Nous n'avons pas de politique concertée de formation ; pouvons-nous bénéficier d'une intervention du Fonds ?

Dans le cadre du plan d'action 2017-2019, le financement du Fonds n'est pas conditionné à la présence d'une politique concertée de formation au sein de votre organisation.

A partir de 2020, pour les structures ayant bénéficié d'un financement du Fonds au cours du plan d'action 2017-2019, le Fonds conditionnera son intervention à l'existence d'une politique concertée de formation, alors qu'au moins un organe de concertation est présent dans l'asbl. Par organe de concertation, nous entendons une délégation syndicale (DS), un conseil d'entreprise (CE) ou un Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT).

Concrètement, chaque asbl disposant d'au moins un organe de concertation (DS, CE ou CPPT) devra prouver que, dans les 3 ans qui ont suivi sa première demande au Fonds (entre 2017 et 2019), une politique concertée de formation a été mise en place. Si ce n'est pas le cas, le Fonds pourra suspendre toute nouvelle demande de financement.

Rendez-vous sur Competentia.be pour plus d'informations au sujet de la politique de formation.

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4. Les actions du Fonds 4S

4.1. Qu'est-ce qu'une action CLE SUR PORTE ? Une action SUR MESURE ? Un Catalogue conventionné ?

  • Les catalogues conventionnés : le travailleur trouve une formation qui lui convient dans l'un des catalogues conventionnés (Formapef, Cepegra, CDC Tourisme ou Secteurs Verts) et il s'y inscrit.

  • L'action CLE SUR PORTE : vous trouvez une formation qui vous convient, proposée par un opérateur de votre choix. Vous pouvez bénéficier d'un financement via l'action CLE SUR PORTE. Il peut s'agir d'une formation individuelle, collective, organisée chez l'opérateur ou sur site (en vos locaux, par exemple). Cette action concerne des formations prêtes à l'emploi, c'est-à-dire des formations qui n'ont pas été construites ou adaptées spécifiquement pour vos besoins.

  • L'action SUR MESURE : vous rencontrez des besoins spécifiques et vous ne trouvez pas de formation "prêtes à l'emploi" répondant à vos attentes ? Le Fonds peut financer une formation collective, un accompagnement / supervision / intervision d'équipe construit par l'opérateur de votre choix pour répondre à vos besoins spécifiques. Il peut également s'agir d'une formation proposée de manière régulière par l'opérateur de votre choix, mais qui nécessite des adaptations conséquentes (contenu, nombre de jours...) pour répondre pleinement à vos besoins spécifiques.

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4.2. Comment bénéficier d'un soutien financier ?

Il vous suffit soit :
  • de vous inscrire directement auprès d'un catalogue conventionné ; le Fonds financera directement l'organisme de formation ;
  • d'introduire une demande de remboursement dans le cas d'une formation CLE SUR PORTE (au plus tard 60 jours après la fin de la formation) ;
  • d'introduire une demande d'intervention dans le cas d'un projet SUR MESURE (au plus tard 1 jour avant le début de votre projet).

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4.3. Je ne trouve pas la formation qui m'intéresse dans vos catalogues conventionnés. Que faire ?

Vous pouvez chercher après la formation qui vous convient auprès de l'opérateur de votre choix, pour ensuite demander un remboursement via l'action CLE SUR PORTE.

Vous ne trouvez nulle part une formation qui répond à vos besoins ? Trouvez un opérateur qui construira un contenu pour répondre à vos besoins spécifiques, et demandez un financement via l'action SUR MESURE (pour minimum 2 personnes).

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4.4. Quels sont les critères d'intervention du Fonds pour les différentes actions ?

  • Les catalogues conventionnés sont accessibles sur simple inscription. Aucun frais d'inscription ne vous sera facturé MAIS un forfait journalier sera comptabilisé dans votre Budget Maximum Autorisé (BMA). Ce forfait s'élève à 80 € / jour / participant pour le catalogue Formapef et à 98 € / jour / participant pour les autres catalogues (CDC Tourisme, Cepegra, Secteurs Verts).

  • Pour l'action CLE SUR PORTE, l'intervention est plafonnée à 80 € / jour / participant, à 400 € / participant et à 1.600 € / projet.

  • Pour l'action SUR MESURE, l'intervention du Fonds est plafonnée à 85 € / heure.
Chaque asbl peut bénéficier de l'intervention du Fonds dans les limites de son BMA (Budget Maximum Autorisé).

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4.5. Quelle est la différence entre un projet CLE SUR PORTE et un projet SUR MESURE ?

L'action CLE SUR PORTE porte sur une formation prête à l'emploi, une formation qui n'a pas été construite ou adaptée pour répondre à vos besoins spécifiques.

L'action SUR MESURE permet de financer une formation collective, un accompagnement / supervision / intervision d'équipe construit par l'opérateur de votre choix pour vos besoins spécifiques.

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4.6. J'ai un projet qui se trouve entre un projet CLE SUR PORTE et un projet SUR MESURE. Que faire ?

Dans ce cas, veuillez prendre contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83). En fonction du projet, l'équipe pourra vous orienter vers l'action la plus appropriée.

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4.7. Qui peut bénéficier d'un soutien du Fonds 4S ?

Tous les travailleurs issus de la Commission paritaire (CP) 329.02 ou 329.03. Dans le cas de projets SUR MESURE et sous certaines conditions, les administrateurs et bénévoles peuvent également être soutenus, pour autant que leur participation n'a aucun impact sur le coût du projet (1 travailleur salarié minimum).

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4.8. Pouvons-nous bénéficier de plusieurs financements de la part du Fonds 4S ?

Un travailleur et une organisation peuvent faire appel au Fonds 4S pour plusieurs projets, dans les limites du BMA (Budget Maximum Autorisé) de l'asbl et du budget du Fonds 4S.

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4.9. Quand introduire une demande de financement ?

L'ensemble des actions du Fonds sont accessibles tout au long de l'année. Il n'y a pas de date d'appel à projets.

L'acte de candidature approprié et le tableau des participants complétés doivent nous parvenir, de préférence par mail :
  • Pour les projets CLE SUR PORTE : au plus tard 60 jours après le dernier jour de formation. L'acte de candidature doit être accompagné du tableau des participants à la formation, d'une copie de la facture, d'une preuve de paiement et d'une attestation de présence ;

  • Pour les projets SUR MESURE : au plus tard 1 jour avant le début de votre projet.

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4.10. Nous n'avons pas en notre possession tous les documents nécessaires pour introduire une demande. Que faire ?

Il est impératif que l'acte de candidature et le tableau des participants nous parviennent dans les délais impartis (voir Quand introduire une demande de financement ?). Vos pièces justificatives peuvent nous parvenir par la suite.

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4.11. Comment faire parvenir nos demandes de financement au Fonds 4S ?

L'envoi par mail est privilégié, via l'adresse suivante : fonds-4s@apefasbl.org.

Il est également possible de nous l'envoyer par courrier postal à l'adresse : Fonds 4S - Square Sainctelette 13-15 à 1000 BRUXELLES.

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5. Formateur - Accompagnateur - Superviseur

5.1. Puis-je choisir l'organisme de formation librement ? Le formateur peut-il être indépendant ?

Le choix du formateur est laissé à l'appréciation de votre organisation, et ce quel que soit son statut (indépendant, SPRL, SA, ASBL...). L'opérateur de formation ne doit par contre en aucun cas être salarié de l'asbl (exerçant une activité complémentaire, par exemple).

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5.2. Le Fonds peut-il me conseiller dans le choix du formateur / d'une formation ? Existe-t-il une liste de formateurs / accompagnateurs / superviseurs agréés par le Fonds ?

Le Fonds n'octroie aucun agrément à aucun opérateur.

Il existe un Répertoire des Opérateurs de Formation (ROF) : ce répertoire, mis à disposition par l'APEF, vise à aider les associations dans la recherche et le choix d'un organisme de formation.
Ce répertoire est alimenté par les organismes de formation eux-mêmes. Les informations qui y sont communiquées sont donc de leur responsabilité, et ne constituent en aucun cas une forme d'agrément de la part de l'APEF ou du Fonds 4S.

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6. Suivi de ma demande de financement

6.1. Quand et comment la décision du Fonds sera-t-elle communiquée ?

Le Fonds s'engage à vous transmettre une décision au plus tard 2 mois après la réception de votre demande. Les décisions sont transmises par mail et/ou par courrier postal.

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6.2. Est-il possible d'annuler un projet ou une inscription à une formation ?

Il est possible d'annuler une inscription à une formation d'un catalogue conventionné (Formapef, Cepegra, CDC Tourisme, Secteurs Verts) :
  • Si l'annulation vient de vous : le montant lié reste comptabilisé dans le BMA de votre asbl, quel que soit le motif de l'annulation. Le montant lié s'élève à 80 € / jour / participant pour le catalogue Formapef, et à 98 € / jour / participant pour les autres catalogues (Cepegra, CDC Tourisme, Secteurs Verts).
  • Si l'annulation vient de l'opérateur de formation : l'inscription n'est pas comptabilisée dans le BMA.

En cas d'annulation ou de sous-consommation d'un projet CLE SUR PORTE ou SUR MESURE, les montants non consommés ne sont pas comptabilisés dans votre BMA.

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6.3. Je ne suis pas d'accord avec la décision du Fonds. Puis-je introduire un recours ?

Vous pouvez introduire un recours en envoyant un mail à la cellule du Fonds 4S (fonds-4s@apefasbl.org). Une réponse vous sera fournie dans le mois suivant votre demande.

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6.4. Notre projet est accepté. Pouvons-nous bénéficier du paiement d'une avance ?

Dans le cas d'un projet SUR MESURE, le Fonds 4S peut effectuer le paiement d'une avance de 50% du montant accordé. La demande ne peut être introduite qu'une fois que le projet a commencé, via une déclaration de créance (dont voici un modèle).

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6.5. Pouvons-nous modifier le projet après l'accord du Fonds ? (changement des participants, de l'opérateur de formation, des dates...)

Il est possible d'apporter des changements au projet initial. Toute demande de modification doit faire l'objet d'une approbation par le Comité de Gestion du Fonds 4S, suite à une interpellation écrite de la cellule administrative, par mail de préférence (fonds-4s@apefasbl.org).

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7. Clôture de notre demande de financement

7.1. Comment et quand clôturer ma demande de subside ? Quels sont les documents à introduire au Fonds ?

  • Dans le cas d'un projet CLE SUR PORTE : en plus de l'acte de candidature et de la liste signée des participants, il faut transmettre au Fonds une copie de l'attestation de présence, de la facture et d'une preuve de paiement. Le tout est à nous transmettre au plus tard 60 jours après la fin de la formation.

  • Dans le cas d'un projet SUR MESURE : il faut transmettre au Fonds une déclaration de créance (dont voici un modèle), une copie de l'attestation de présence, de la facture, une preuve de paiement et un rapport d'évaluation*. Le tout est à nous transmettre au plus tard 60 jours après la fin de votre projet.
* NB : il n'existe pas de document type pour le rapport d'évaluation. Ce document doit nous permettre de comprendre si les objectifs initiaux du projet sont atteints, s'il s'est bien déroulé et si l'opérateur de formation a répondu à vos attentes. Le paiement du solde n'est pas conditionné au contenu de ce rapport d'évaluation.

Si vous rencontrez un problème, veuillez prendre contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83).

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7.2. Existe-t-il un modèle de rapport d'évaluation et de déclaration de créance ?

Il n'existe pas de document type pour le rapport d'évaluation. Ce document doit nous permettre de comprendre si les objectifs initiaux du projet sont atteints, s'il s'est bien déroulé et si l'opérateur de formation a répondu à vos attentes. Le paiement du solde n'est pas conditionné au contenu de ce rapport d'évaluation.

Le Fonds met par contre à votre disposition un modèle de déclaration de créance à compléter.

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7.3. Nous n'avons pas fini le projet / nous n'avons pas toutes les pièces justificatives dans les délais impartis. Que faire ?

Il vous suffit de le communiquer à la cellule du Fonds 4S, par mail (fonds-4s@apefasbl.org) en mentionnant la référence de votre projet et en expliquant la situation. Dans certains cas, un délai supplémentaire pourra vous être accordé.

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7.4. Nous avons introduit toutes les pièces justificatives. Quand le paiement aura-t-il lieu ?

Le paiement est effectué dans le mois qui suit la réception de vos pièces justificatives.

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7.5. Nous avons introduit toutes les pièces justificatives mais le paiement n'a pas encore eu lieu. Que faire ?

Nous vous invitons à vérifier dans vos extraits de compte. La communication du paiement reprend toujours la référence de votre projet. Si vous rencontrez un problème, veuillez prendre contact avec la cellule du Fonds 4S (par mail via fonds-4s@apefasbl.org ou par téléphone au 02 227 59 83).

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8. Politique concertée de formation

8.1. Qu'est-ce qu'une politique concertée de formation ?

La politique concerté de formation d'une association est un processus de réflexion collectif sur les orientations et actions de formation au bénéfice de l'objet social de l'organisation et de ses travailleurs. La politique de formation intègre deux dimensions :
  • les principes et règles d'accès à la formation ;
  • les démarches concrètes pour la mettre en valeur.
La politique de formation doit pouvoir répondre aux questions suivantes, tout en tenant compte des besoins en compétences : qui se forme, quand, comment, pourquoi ? Comment la décision est-elle prise ?

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8.2. Nous n'avons pas encore de politique concertée de formation. Pouvons-nous quand même bénéficier d'une intervention du Fonds 4S ?

Dans le cadre du plan d'action 2017-2019, le financement du Fonds n'est pas conditionné à la présence d'une politique concerté de formation au sein de votre organisation.

A partir de 2020, pour les structures ayant déjà bénéficié d'un financement du Fonds, le Fonds conditionnera son intervention à l'existence d'une politique concertée de formation, alors qu'au moins un organe de concertation est présent dans l'asbl. Par organe de concertation, nous entendons une délégation syndicale (DS), un conseil d'entreprise (CE) ou un Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT).

Concrètement, chaque asbl disposant d'au moins un organe de concertation (DS, CE ou CPPT) devra prouver que, dans les 3 ans qui ont suivi sa première demande au Fonds (entre 2017 et 2019), une politique concertée de formation a été mise en place. Si ce n'est pas le cas, le Fonds pourra suspendre toute nouvelle demande de financement.

Rendez-vous sur Competentia.be pour plus d'informations au sujet de la politique de formation.

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8.3. Quelles sont les sanctions si nous n'avons pas de politique concertée de formation ?

Concrètement, chaque asbl disposant d'au moins un organe de concertation (DS, CE ou CPPT) devra prouver que, dans les 3 ans qui ont suivi sa première demande au Fonds (entre 2017 et 2019), une politique concertée de formation a été mise en place. Si ce n'est pas le cas, le Fonds pourra suspendre toute nouvelle demande de financement.

Rendez-vous sur Competentia.be pour plus d'informations au sujet de la politique de formation.

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9. Le Fonds 4S

9.1. Qu'est-ce que le Fonds 4S ?

Le Fonds 4S est le Fonds de sécurité d'existence de la Commission paritaire 329 pour la Fédération Wallonie-Bruxelles et la Communauté germanophone (Ostbelgien) destiné à soutenir des initiatives de professionnalisation du secteur.

Le Fonds 4S a pour objet de stimuler toute initiative de formation, d'emploi et d'éducation dans le secteur socioculturel et sportif.

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9.2. D'où proviennent les moyens du Fonds 4S ?

Le Fonds 4S est alimenté par une cotisation patronale sectorielle de 0,20% (cotisation de base de 0,10% et une cotisation "effort de formation" de 0,10%) prélevée par l'ONSS. Une cotisation complémentaire de 0,03% est prélevée pour financer la mise en oeuvre de l'Outplacement (reclassement professionnel).

Ces cotisations ne sont en aucun cas retenues sur les rémunérations des travailleurs.

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9.3. Qui peut bénéficier d'une intervention du Fonds 4S ?

Tous les employeurs et travailleurs issus de la Commission paritaire (CP) 329.02 ou 329.03 (indices ONSS 362 et 762).

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10. Competentia

10.1. Qu'est-ce que Competentia ? Quels sont les services proposés par Competentia ?

Competentia est un espace d'échange d'informations, d'expériences et d'outils de développement de compétences, à destination des organisations et des travailleurs du secteur non-marchand belge francophone. Concrètement, Competentia offre aux associations du secteur non-marchand des conseils, des outils, des tests d'auto-évaluation... via son site web (Competentia.be), organise des ateliers et offre un service conseil.

> Découvrez une présentation de Competentia en vidéo !

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10.2. Comment bénéficier des services de Competentia ?

  • Découvrez le site web de Competentia, ses articles, ses outils : Competentia.be
  • Participez gratuitement aux ateliers qui vous intéressent
  • Prenez contact avec le service-conseil Competentia pour bénéficier d'un conseil ou d'une intervention (par mail via info@competentia.be ou par téléphone au 02 227 62 04
> Découvrez une présentation de Competentia en vidéo !

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10.3. Qui peut bénéficier des services de Competentia ?

Tous les employeurs et travailleurs issus des Commissions paritaires suivantes : 319.02 - 327.02 - 329.02 - 329.03 - 330 - 332.

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11. Divers

11.1. Comment connaitre la Commission paritaire (CP) dont je relève ?

Différentes possibilités s'offrent à vous :
  • Le numéro de la CP est généralement repris sur votre fiche de paie ;
  • Via votre secrétariat social ;
  • Via l'Office National de la Sécurité Sociale (ONSS) - Direction de l'identification : soit par téléphone au 02 509 31 20 ou via le formulaire de contact disponible sur leur site web. Cet organisme pourra fournir aux associations récemment créées ou ayant changé de Commission paritaire une attestation d'appartenance à la CP 329.

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11.2. Comment obtenir les documents pour la prime syndicale ?

Le Fonds 4S ne fournit pas ces documents. Vous pouvez vous adresser :
  • Pour les organismes agréés par la Région wallonne : au Secrétariat administratif de la CNE - Rue Pépin à Namur - 081 25 90 90 ;
  • Pour les organismes relevant de la Communauté française : les formulaires sont téléchargeables sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

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11.3. Comment bénéficier d'une autre source de financement ?

Le Fonds agit de manière résiduaire, c'est-à-dire qu'il intervient à la suite des pouvoirs subsidiants de première ligne. Des Fonds de financement privés, comme la Fondation Roi Baudouin, peuvent également soutenir les associations dans leur souhait d'améliorer la formation. Le Fonds n'a pas pour mission d'identifier ces supports potentiels.

En tout état de cause, le bénéficiaire attestera que les frais pris en charge par le Fonds ne feront pas l'objet d'un autre financement pour les mêmes dépenses.
Exemple : si les frais d'inscription à votre formation sont pris en charge par le Fonds, vous pouvez tout à fait demander un Congé Education Payé (si la formation vous ouvre ce droit). En effet, ce subside porte sur les coûts salariaux et non sur les coûts d'inscription à la formation.

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11.4. APEF / Fonds 4S... Qui est qui ?

L'APEF est l'Association Paritaire pour l'Emploi et la Formation. Elle regroupe les organisations d'employeurs et de travailleurs qui gèrent les Fonds de Sécurité d'existence du secteur non marchand francophone et germanophone.

En matière d'emploi, il s'agit des Fonds Maribel et des Fonds d'aménagement des fins de carrière (Plan Tandem ; Prépensions). En matière de formation continuée, il s'agit des Fonds sociaux de formation.

L'APEF a été créée pour coordonner et amplifier les actions de ces Fonds. Le Fonds 4S est l'un des Fonds sociaux de formation.

L'APEF développe, notamment avec le Fonds 4S, des projets en partenariat et des activités transversales pour plusieurs Fonds (catalogue Formapef, Competentia.be, LeNonMarchand.be ...)

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par téléphone au 02 227 59 83 ou par mail à l'adresse fonds-4s@apefasbl.org